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Planificar la gestión del software es una tarea desafiante para cualquier empresa. Además de ser una constante año tras año, ya que el sector de tecnología de la información se actualiza permanentemente.
Por eso, en este post respondemos la gran incógnita: ¿Cómo reducir el coste en la gestión de tu software?
Una noticia buena es que sí se puede generar ahorro en la gestión de software optimizando estructuras, y sin dejar de cumplir con la seguridad requerida ante posibles auditorias. El soporte en Evergreen Compliance es un claro ejemplo de esto ¡Compruébalo por ti mismo! Sigue leyendo y conoce cómo reducir el coste en la gestión de tu software.
¿Qué es el software?
En pocas palabras: el software en informática son los programas, aquello que no puede tocarse. Es el conjunto de instrucciones para comunicarse con el ordenador y que hacen posible su uso. Sin el software, las computadoras serían artefactos inútiles.
El software es todo lo que se instala en el ordenador, y luego se muestra y utiliza a través de la pantalla.
¿Qué tipos de software existen?
Existen diferentes tipos de software en función de su uso:
Software de aplicación
Programas que realizan tareas humanas de rutina, que antes se hacían a mano. Este tipo de software hace más fácil al usuario determinados trabajos. Los ejemplos más ilustrativos son: Word, para escribir; Excel, para cálculos e Illustrator o Photoshop, para diseño.
Software de programación
Programas para desarrollar (programar) otros programas, a partir de diversos lenguajes de programación. Algunos ejemplos de editores de texto para escribir programas en un lenguaje concreto: en Java, C#, Swift, herramientas de diagnóstico de programas y programas depuradores de código.
Software de sistema
Programas que permiten al usuario tener control sobre el ordenador y dar soporte a otros programas. Esta clase de software sirve para controlar e interactuar con el sistema operativo, proporcionando control sobre el hardware.
¿Cómo reducir el coste de la gestión de software?
Hoy en día la tecnología cambia rápidamente. Y ante esta situación las empresas deben adaptarse en tiempo y forma para continuar alentando un alto rendimiento. No sobreviven las más aptas, sino las que mejor se adaptan.
En este escenario, el software interpreta el rol protagónico, dado que es el ADN de todos los procesos de cualquier empresa. Sin embargo, el presupuesto no es ilimitado. Entonces ¿Cómo se puede reducir el coste de la gestión del software sin perder calidad y apostando a los mejores rendimientos? Conoce a continuación cuáles son las claves:
Administrar licencias de software
Una de las formas más efectivas de reducir el coste del software sin bajar la calidad es reducir el número de licencias de programas distintos que cumplen con funciones idénticas al mínimo. La mejor opción es contar con un único proveedor para que de a la empresa aquellos programas que faciliten su gestión, pero que realicen tareas diferentes.
Otra tema importante es revisar la cantidad de versiones del software que existan en la empresa. A mayor cantidad de versiones, mayor será la necesidad de contar con soporte individual. La mejor opción es disponer de una única versión.
Y, por último, controlar de cerca las aplicaciones de software instaladas en el sistema para identificar aquellas que representan un riesgo para la seguridad es otra de las clave para bajar el coste en la gestión de tu software.
Contar con un sistema de control y gestión del software
Para el control y gestión de los recursos del software – y la consecuente reducción de su coste – la empresa debe contar con herramientas para detectar y suspender aplicaciones inactivas y redistribuir licencias ociosas.
También es conveniente tener sistemas para monitorear la actividad de una aplicación y crear informes sobre el uso de software, esto maximiza los activos y permite reducir el número de licencias para una aplicación.
Programar las fechas de renovación del software
El trabajo en el área IT no tiene horarios. Recordar cuándo es necesario renovar cada software es prácticamente imposible y, en consecuencia, podría suceder que algunas renovaciones se retrasen o descuiden. Por eso, es indispensable disponer de una herramienta de administración de software para configurar notificaciones automáticas de esas fechas.
Los gerentes de IT contarán así con mayor tiempo de antelación para prepararse y tomar las mejores decisiones de compra, reduciendo el coste de gestión de tu software y optimizando los recursos para alcanzar resultados exitosos.
Negociar contratos desde una posición sólida
Los informes sobre el uso de software en la empresa son un punto fundamental para negociar con el proveedor el coste de este. En el momento de renovar contratos, ese tipo de datos sirven para acordar, por ejemplo, un pago de licencia por uso, reducir costos por licencias sobrantes, utilizar licencias compartidas a través de zonas horarias, planificar el presupuesto para futuras adquisiciones de licencias.
Recopilar datos de uso y disponer de herramientas de análisis sobre el uso real son dos cuestiones destacadas para optimizar el software y evitar el gasto excesivo o innecesario.
Disponer de asesoramiento profesional
La tarea de reducir el coste en la gestión de tu software puede no ser sencilla. Por ello, es conveniente contar con asesoramiento jurídico y técnico profesional. Este servicio es elemental para transitar los procesos relacionados con el licenciamiento de software como, por ejemplo, auditorías, negociación de contratos y optimización de estructura. Los profesionales jurídicos podrán ser de gran ayuda para analizar los contratos o las pruebas de titularidad de licencias correspondientes a la adquisición de derechos de uso de los productos de cada fabricante. Por su parte, el equipo técnico contribuirá en el análisis del uso real del software para detectar desvíos y reducir costes.
Ahora que ya conoces cómo reducir el coste en la gestión de tu software es hora de poner en práctica lo aprendido. Pero si aún te quedan dudas, contacta un servicio profesional ¡No gastes demás!